En guide för dig som vill skapa en mer attraktiv och effektiv medarbetarupplevelse. Att samla företagets förmåner i en digital portal blir alltmer vanligt för arbetsgivare som vill arbeta mer modernt. 

En förmånsportal gör det enklare för HR att hantera, följa upp och kommunicera förmåner – samtidigt som medarbetarna får en tydlig översikt över allt de faktiskt har tillgång till. Men vad innebär det i praktiken? Här går vi igenom de 10 vanligaste frågorna om förmånsportaler – och vad du bör tänka på innan du väljer lösning.

1. Vad är en förmånsportal?

En förmånsportal är en digital plattform där medarbetarna enkelt kan ta del av och hantera företagets personalförmåner. Portalen samlar allt på ett ställe.  Exempel kan vara friskvård och lunchförmåner till pensionsinformation och rabatter.

2. Varför bör ett företag ha en förmånsportal?

En förmånsportal ökar transparensen, engagemanget och användningen av förmånerna. Samtidigt minskar den HR:s administrativa arbete genom automatisering och samlad översikt över användningsgrad och kostnader.

3. Hur fungerar en förmånsportal i praktiken?

Medarbetarna loggar in via webben eller i en app. Där kan de se vilka förmåner som organisationen erbjuder, nyttja friskvårdsbidrag, beställa produkter eller tjänster och följa sitt saldo. HR kan samtidigt följa statistik, lägga till nya förmåner och kommunicera direkt i portalen.

4. Vilka typer av förmåner kan hanteras i portalen?

De flesta portaler kan hantera allt från friskvårdsbidrag, pensionslösningar och personalrabatter till gåvor, bonusprogram, försäkringar och volontärförmåner. Utbudet kan skilja sig åt mellan förmånsportaler.

5. Hur ser kostnadsmodellen ut för en förmånsportal?

Priset varierar oftast beroende på antalet användare, valda moduler och integrationsnivå. Det kan vara en fast månadsavgift per anställd eller en licensavgift. Tänk på att även räkna med eventuella implementerings- och supportkostnader.

6. Är det möjligt att anpassa portalen efter företagets varumärke och kultur?

Ja, de flesta moderna förmånsportaler erbjuder möjligheten att skräddarsy med företagets logotyp, färger och kommunikationsstil. Det ger en mer personlig upplevelse och stärker känslan av att portalen är en naturlig del av företagets kultur.

7. Är en förmånsportal säker och GDPR-anpassad?

Absolut, men det är viktigt att kontrollera komplett efterlevnad av GDPR med bland annat kryptering, rollbaserade behörigheter och säker datalagring. Personuppgifter hanteras ofta i systemet, så dataskydd är viktigt.

8. Går det att integrera förmånsportalen med andra HR- eller lönesystem?

Ja, integrationer är idag en självklarhet. En förmånsportal bör kunna kopplas ihop med HR-, lön- och tidsrapporteringssystem för att undvika dubbelarbete och säkerställa att data hålls uppdaterad.

9. Hur engagerar man medarbetarna att använda portalen?

Nyckeln till en hög användningsgrad är tydlig kommunikation, enkel användning och relevant innehåll. Många företag lyckas bäst när de lanserar portalen med en intern kampanj, kombinerat med ”gamification” eller belöningssystem för aktivitet.

10. Hur mäter man effekten av en förmånsportal?

Effekten kan mätas genom statistik i portalen. Exempel på KPI:er är användningsgrad, friskvårdsutnyttjande, deltagande i aktiviteter eller NPS (nöjdhetsgrad). Målet är att se ökat engagemang, förbättrad trivsel och ett starkare employer brand.

Sammanfattning

En väl vald förmånsportal gör inte bara HR:s vardag enklare – den stärker också företagets kultur, engagemang och attraktionskraft. Det handlar inte om att ha flest förmåner, utan om att skapa tydlighet och tillgänglighet för alla. Att medarbetarna hittar sin mix av förmåner och friskvårdstjänster som främjar just deras hälsa och prestation.

Vill du veta mer om Benefits?

Vi på Benefits hjälper företag att jämföra, förstå och välja rätt lösning för sina behov.
Kontakta oss så berättar vi hur ni kan skapa ett mer attraktivt förmånserbjudande för din organisation.