Medarbetarundersökningar är ett viktigt verktyg för att förstå arbetsmiljön, identifiera utmaningar och för att fånga upp engagemang och motivation för en välmående personalstyrka. Resultaten från medarbetarundersökningen fungerar som en katalysator för förbättring och utveckling när de tas tillvara på rätt sätt. Genomförandet av medarbetarundersökningen är bara första steget. Den riktiga effekten uppstår när insikterna omsätts i handling.

I den här artikeln går vi igenom hur du tar tillvara på resultaten och omvandlar dem till en drivkraft för positiv utveckling.

Varför är det så viktigt att omsätta resultaten i praktiken?

Insamling av data utan att agera på den riskerar att urholka tilliten och minska engagemanget hos medarbetarna. Om undersökningen upplevs som en symbolisk åtgärd utan att konkreta förbättringar eller förändringar genomförs riskerar förtroendet för HR och ledningen att minska och engagemanget att avta.

Om resultaten istället tas på allvar och följs upp med tydliga åtgärder visar organisationen att den lyssnar på sina medarbetare och är villig att investera i deras arbetsmiljö och välbefinnande. Uteblivna åtgärder gör undersökningen kontraproduktiv eftersom syftet är att se över och förstärka engagemang, motivation och prestationer.

Så omsätter du medarbetarundersökningens resultat i praktiken

För att en medarbetarundersökningens resultat ska ge konkreta förbättringar krävs det lite omsorg efter insamlingen av data. Resultaten behöver analyseras, kommuniceras och framför allt omsättas i konkreta åtgärder.

Nedan följer fem steg för att omvandla insikterna till meningsfulla initiativ som driver positiv utveckling och stärker arbetsmiljön.

1. Kommunicera resultaten öppet och tydligt

Efter att undersökningen genomförts är det dags att säkerställa en tydlig och inkluderande kommunikation så att resultaten inte stannar hos ledningen. Medarbetarna behöver få insyn i de viktigaste insikterna och förstå hur deras feedback kommer att användas. Här är några bästa praxis:

• Presentera resultaten på ett transparent sätt utan att försköna siffrorna.
• Använd enkla och tydliga visualiseringar för att göra data lättillgänglig för andra.
• Ha ett möte där medarbetarna får ställa frågor och diskutera resultaten.

2. Prioritera de viktigaste områdena först

Alla resultat kan inte åtgärdas samtidigt. Fokusera därför på de mest kritiska områdena först och identifiera vilka faktorer som har störst påverkan på arbetsmiljö och engagemang. Det här görs genom att:

• Identifiera de tre frågor eller områden som fått lägst betyg eller störst spridning i svaren.
• Samla in ytterligare kvalitativ feedback genom workshops eller gruppdiskussioner.
• Sätt upp tydliga mål för förbättringsområdena.

3. Involvera medarbetarna i lösningarna

De som känner till utmaningar och problem bäst är oftast de som arbetar med dem dagligen. Så istället för att ledningen ensamt beslutar om åtgärder, involvera medarbetarna i att hitta lämpliga lösningar. Några tips på det är:

• Workshops där teamen själva diskuterar och föreslår lösningar.
• Förslagstavlor eller digitala idéplattformar där medarbetarna bidrar med förbättringsidéer.
• Utnämning av medarbetarambassadörer som fungerar som brobyggare mellan ledning och personal.

4. Sätt upp konkreta handlingsplaner

Utan tydliga handlingsplaner riskerar åtgärdsinitiativen att rinna ut i sanden. Med konkreta och tidsatta planer för varje prioriterat område skapas en tydlig riktning och ansvarsfördelning, där det tydligt framgår:

• Vad som ska förändras.
• Vem som är ansvarig.
• Vilka resurser som behövs.
• Hur framstegen ska mätas och följas upp.

5. Följ upp och justera löpande

• Förändrings- och förbättringsarbete är en process. Det är därför viktigt att regelbundet följa upp hur de vidtagna åtgärderna fungerar och om de leder till de förväntade förbättringarna. Det här kan göras genom:
• Små, frekventa pulsmätningar för att få uppdaterad feedback.
• Regelbundna check-ins med teamen för att se hur förändringarna tas emot.
• Justering av insatser utifrån feedback och lärdomar.

Fira framsteg och visa uppskattning

Förändring kan vara utmanande, men att lyfta fram framgångar och visa uppskattning stärker engagemanget. Synliggörandet av positiva förändringar skapar positiv drivkraft för att fortsätta utvecklingsarbetet. Det kan ske genom:

• att uppmärksamma team och individer som bidragit till förbättringar.
• att lyfta positiva exempel i interna nyhetsbrev eller på möten.
• att skapa en kultur där förändringsarbete ses som något positivt och utvecklande.

En hållbar förbättringskultur vilar på kontinuitet och långsiktighet. Och förändringar som integreras naturligt i organisationens arbetssätt leder till en positiv spiral där medarbetare känner sig sedda, delaktiga och motiverade att bidra till fortsatt utveckling. Med en konsekvent uppföljning av framgångar och en lyhördhet gentemot medarbetarna stärks tilliten och engagemanget och banar väg för en stark och framgångsrik arbetsplats.

Från insikt till handling

Medarbetarundersökningar öppnar upp för möjligheten att forma en arbetsplats där människor trivs, utvecklas och bidrar med sitt bästa. Insikterna som samlas in behöver därför analyseras och omsättas i konkreta åtgärder för att kunna skapa positiv utveckling och långsiktiga förbättringar.

Resultaten måste tas på allvar, kommuniceras öppet och medarbetarna ska vara en aktiv del av lösningarna. Ett sådant arbetssätt skapar en starkare, mer engagerad och framgångsrik arbetsmiljö.

En arbetsplats där feedback leder till konkreta förbättringar skapar en stark grund för ökat förtroende, engagemang och delaktighet. Medarbetarna känner att deras röster har betydelse, vilket i sin tur stärker motivationen och bidrar till en arbetsmiljö där utveckling och förbättringar blir en naturlig del av kulturen.

Arbetet med att omsätta insikterna från en medarbetarundersökning i praktiken kräver kontinuitet och engagemang – och vinsterna är omfattande: en motiverad personalstyrka, lägre personalomsättning och en arbetsmiljö där människor vill stanna kvar och utvecklas tillsammans med organisationen.